Rechnung für die Ferienwohnung erstellen in Deutschland
So stellen Sie als Gastgeber die Rechnung richtig aus
Häufig bittet ein Feriengast um eine Rechnung für die Buchung. Doch das Thema „Rechnungen“ lässt viele Vermieter oft ratlos zurück. Dabei sind die rechtlichen Grundlagen schnell und einfach erklärt.
Aber wie wird eine Rechnung richtig ausgestellt? Und wann genügt die einfache Quittung und wann muss es die formale Rechnung sein? Dies sind wichtige Fragen, wenn Sie eine Ferienwohnung oder ein Ferienhaus vermieten. Lesen Sie weiter, um die Regelungen in Deutschland zu erfahren …
Wann müssen Sie als Gastgeber eine Rechnung erstellen?
Entscheidend ist, ob Sie privat vermieten oder für die Vermietung ein Gewerbe angemeldet haben. Als Privatvermieter genügt es, wenn Sie Ihrem Feriengast eine einfache Quittung ausstellen.
Eine Quittung enthält zwar weniger Daten, verursacht aber nicht zwangsläufig weniger Aufwand. Dennoch sollten Sie auch bei der privaten Vermietung darauf vorbereitet sein, eine Rechnung zu erstellen, wenn Ihre Feriengäste diese anfordern.
Vermieten Sie jedoch gewerblich, sind Sie grundsätzlich verpflichtet, Ihrem Gast eine Rechnung auszustellen. Darüber hinaus haben Sie als gewerblicher Vermieter die steuerlichen Pflichten für Gewerbetreibende zu beachten.
HINWEIS: Nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 UstG gilt seit 2010 für die kurzfristige Beherbergung der gesenkte Umsatzsteuersatz von 7 % statt der 19 %. Das betrifft neben Hotels und Pensionen auch die kurzzeitige Vermietung in Ferienwohnungen und Ferienhäusern. Unter kurzfristig gilt dabei ein Zeitraum von bis zu sechs Monaten.
Kleinunternehmer-Regelung oder Umsatzsteuerpflicht?
Bevor Sie Ihre Rechnungen schreiben können, gibt es eine wichtige Frage zu klären: Sind Sie umsatzsteuerpflichtig oder gelten Sie als Kleinunternehmer?
WICHTIG: Holidu darf zum Thema Steuern nicht beratend tätig werden. Bei Fragen zur Kleinunternehmer-Regelung und zur Umsatzsteuerpflicht sprechen Sie daher bitte unbedingt mit Ihrem Steuerberater. Er ist der richtige Ansprechpartner!
Wer ist Kleinunternehmer?
Die Kleinunternehmer-Regelung erleichtert Gastgebern mit geringen Jahresumsätzen den Umgang mit dem komplizierten Umsatzsteuerrecht. Als Kleinunternehmer dürfen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) ausweisen.
Im Gegenzug bedeutet dies allerdings auch, dass Sie gezahlte Umsatzsteuer nicht erstattet bekommen, die durch Kosten bei der Vermietung Ihrer Unterkunft entstehen. Eine Rechnung für Ihre Ferienwohnung oder Ihr Ferienhaus ist als Kleinunternehmer also immer eine Netto-Rechnung!
Besonders bei hohen Investitionskosten, Renovierungs- oder Sanierungskosten an der Unterkunft kann es unter Umständen sinnvoll sein, freiwillig auf die Kleinunternehmer-Regelung zu verzichten, um in den Genuss des Vorsteuerabzugs bei gezahlten Rechnungen zu kommen.
Ob das Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer akzeptiert, hängt von Ihren umsatzsteuerpflichtigen Betriebseinnahmen laut § 19 UStG ab. Grundsätzlich gilt: Jedes Unternehmen kann die Kleinunternehmer-Regelung nutzen, jedoch dürfen dabei die Umsätze folgende Grenzen nicht überschreiten:
- im vergangenen Kalenderjahr 22.000 Euro, und
- im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro.
WICHTIG: Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Zudem handelt es sich bei den genannten Grenzen um den erzielten Umsatz und nicht um den Gewinn, der in der Regel deutlich niedriger ist. Entscheidend sind allein die Umsatzgrenzen!
Zu beachten ist ferner: Betreiben Sie bereits ein umsatzsteuerpflichtiges Gewerbe, dann überträgt sich die Umsatzsteuerpflicht – auch wenn der Umsatz daraus unter 22.000 Euro liegt.
Inhalt und Aufbau einer Rechnung
Eine Rechnung muss, kurz gesagt, alle Bestandteile enthalten, die der Gesetzgeber fordert. Darüber hinaus sind bei Feriendomizilen weitere Angaben wichtig.
Folgende Angaben müssen auf einer Rechnung enthalten sein:
Rechnung über 250 Euro
- Name und Anschrift des Gastgebers
- Name und Anschrift des Feriengastes
- die Überschrift RECHNUNG oder GUTSCHRIFT
- das Rechnungsdatum
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vermieters
- Umfang und Art der Leistung (z.B. Wohnungsmiete / Übernachtung)
- Leistungszeitraum (Zeitraum der Beherbergung)
- den Netto-Rechnungsbetrag (ohne Umsatzsteuer)
- den Steuersatz, bzw. die Steuersätze
- Summe der Umsatzsteuer
- den Brutto-Rechnungsbetrag (inkl. Umsatzsteuer)
- Zahlungsbedingungen und Zahlungsfristen
Kleinbetragsrechnung unter 250 Euro
Liegt der Rechnungsbetrag unter 250 Euro brutto, können Sie für Ihr Feriendomizil eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UstDV) ausstellen. Die folgenden Inhalte können bei dieser vereinfachten Form der Rechnung entfallen:
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vermieters
TIPP: Als Kleinunternehmer dürfen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Das führt leider oft zu Beanstandungen durch Mieter, die einer gewerblichen Tätigkeit nachgehen (z.B. Firmen oder Monteure). Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, auf die Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung hinzuweisen, sollten Sie dies trotzdem tun. Zum Beispiel mit dem Hinweis: „Kein Steuerausweis aufgrund Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 UStG)“.
Muss die Rechnung unterschrieben werden?
Viele Gastgeber stellen sich die Frage: Ist meine Rechnung auch ohne Unterschrift gültig? Laut § 14 UStG müssen Sie die Rechnung nicht unterschreiben und ist somit auch ohne Ihre Unterschrift gültig.
Der Höflichkeit und Vollständigkeit halber ist es in der Praxis jedoch empfehlenswert, die Rechnung zu unterschreiben. Gegenüber Ihren Feriengästen macht dies einen besseren Eindruck und zeigt zudem, dass Sie als Gastgeber die Rechnung persönlich erstellt oder überprüft haben.
Wie korrigieren Sie eine falsche Rechnung?
Sobald Sie als Gastgeber eine Rechnung ausgestellt haben, darf daran nichts mehr verändert werden. Aber manchmal passiert es leider doch, dass die Rechnung einen Fehler enthält, der bestenfalls spätestens Ihrem Feriengast auffällt.
ACHTUNG: Die fehlerhafte Rechnung darf nicht einfach so korrigiert oder verändert werden. Ist Ihre Rechnung falsch, müssen Sie diese stornieren und eine neue Korrekturrechnung mit neuer Rechnungsnummer erstellen.
Wie übergeben Sie als Gastgeber die Rechnung am besten?
Es gibt verschieden Arten, die Rechnung an den Feriengast zu übergeben:
- Persönlich (meist bei der Abreise)
- Per Post
- Per Fax
- Per E-Mail / online (am besten als PDF-Dokument)
Die Rechnung per E-Mail zu verschicken, ist heutzutage die gängigste Methode. Das geht schnell und einfach. Darüber hinaus haben Sie einen festen Beweis, falls zum Beispiel die Rechnung nicht ankommt.
Viele Gastgeber übergeben jedoch die Rechnung am liebsten persönlich. So sind Sie sicher, dass der Urlaubsgast die Rechnung erhalten hat. Zudem hat die persönliche Übergabe den Vorteil, dass Sie vom Gast eine persönliche Bewertung des Aufenthalts bekommen können.
Falls Sie eine Buchungssoftware benutzen, wird die Rechnung in der Regel automatisch versendet. Hilfreich dabei ist: Sie können den gesamten Buchungsprozess bis hin zur Ausstellung der Rechnung verfolgen.
Rechnung aufbewahren oder weg damit?
Der Staat nimmt die Nachweispflichten von Rechnungen sehr ernst. Deshalb muss es von der Rechnung immer zwei Kopien geben – eine für den Gast und eine für Ihre Unterlagen.
WICHTIG: Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt 10 Jahre. Bitte achten Sie darauf, die Rechnungen so zu archivieren, dass sie auch in 10 Jahren noch lesbar sind.
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