FAQs – Gästeincheck-Funktion

Willkommen bei den aktualisierten FAQs von Holidu! Erfahren Sie, wie Sie Ihren Check-in-Prozess effizienter gestalten können – für Sie als Gastgeber und für Ihre Gäste. Im Folgenden finden Sie häufig gestellte Fragen.

Was ist die Online-Check-in-Funktion von Holidu?

Die Online-Check-in-Funktion ermöglicht es Gastgebern, ihre Unterkünfte mit der zuständigen lokalen Behörde zu verbinden. Sobald die Verbindung hergestellt ist, übermittelt Holidu automatisch die Gästedaten an diese Behörde, nachdem der Gast das Online-Check-in-Formular ausgefüllt hat.

Warum bietet Holidu eine Online-Check-in-Funktion an?

In vielen Regionen sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, ihre Gäste bei den lokalen Behörden zu registrieren. Dies geschieht oft über veraltete Systeme, bei denen die Daten manuell eingegeben werden müssen. Holidu vereinfacht diesen Prozess durch ein digitales Formular, das die Daten automatisch an die entsprechende Behörde sendet.

Warum ist diese Lösung besser und schneller – für mich und für die Gäste?

• Für Gäste: Sie können das Formular bequem online ausfüllen, inklusive Scan-Funktion für Dokumente – ganz ohne das Vorzeigen von Ausweisen beim Gastgeber.
• Für Gastgeber: Es ist keine manuelle Sammlung oder Übertragung von Dokumenten mehr nötig – alles erfolgt automatisch und sicher.

Kann ich auswählen, mit welcher Behörde meine Unterkunft verbunden wird?

Ja, Holidu ermöglicht Ihnen die Auswahl der zuständigen lokalen Behörde. Verfügbare Verbindungen sind:

Spanien:

• SES.HOSPEDAJES
• Mossos d’Esquadra (Katalonien)
• Ertzaintza (Baskenland)

Portugal: Ausländer- und Grenzschutzbehörde (SEF/SIBA)

Deutschland: AVS (nur in wenigen Regionen)

Italien (bald verfügbar): Staatspolizei, Istats

Wie kann ich meine Unterkunft mit einer Behörde verbinden?

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Holidu-App auf dem neuesten Stand ist.
2. Gehen Sie in den Bereich „Konto“ und klicken Sie auf „Konfigurieren“ unter „Online-Gästeregistrierung“.

1. Wählen Sie die Unterkunft, füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf „Automatische Übermittlung an Polizei aktivieren“.

1. Wählen Sie die zuständige Behörde und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein.

1. Klicken Sie auf „Validieren“ und dann auf „Änderungen speichern“.
2. Wenn keine Fehlermeldung erscheint, ist die Verbindung erfolgreich hergestellt.

• Bei einer Fehlermeldung wie „Benutzername oder Passwort falsch“ bitte kontaktieren Sie uns.

Gibt Holidu auch Gastgeberdaten (außer Gästedaten) an die Behörden weiter?

Nein, Holidu übermittelt ausschließlich Gästedaten an die Behörden. Umsatzzahlen der Gastgeber werden nicht weitergegeben.

Kann ich das Online-Check-in-Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, Sie können das Formular im Namen Ihrer Gäste ausfüllen. Der Link befindet sich in den Buchungsdetails unter „Gäste-Check-in-Formular“.

Wann wird das Formular an die Behörden gesendet?

Die Daten werden am Anreisetag um 23:00 Uhr automatisch übermittelt – bitte stellen Sie sicher, dass die Daten rechtzeitig ausgefüllt sind.

Können Mitwirkende meine Unterkünfte aktivieren und Gästedaten eingeben?

Mitwirkende können keine Behördenverbindung einrichten, aber sie können das Online-Formular für Gäste ausfüllen (im Bereich „Buchungen“).

Wie kann ich mein Gästebuch herunterladen?

1. Öffnen Sie die Online-Check-in-Funktion.
2. Klicken Sie auf „Details“ neben der Unterkunft.

1. Im Pop-up-Fenster wechseln Sie zum Tab „Dokumente“.

1. Klicken Sie auf „Gästebuch generieren“ und folgen Sie den Anweisungen.

Wichtige Hinweise:

• Wenn eine Startnummer abgefragt wird, geben Sie die nächste fortlaufende Nummer an oder „1“ bei neuen Gästebüchern.
• Das Gästebuch wird als PDF heruntergeladen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät PDF-Dateien unterstützt, um Anzeigeprobleme zu vermeiden. Bei Problemen siehe Abschnitt „Probleme beim Öffnen des Gästebuchs?“.

Gilt die Funktion für alle Buchungen oder nur für Holidu-Buchungen?

Diese Funktion gilt für alle Buchungen, die über Holidu verwaltet werden – unabhängig von der Plattform. Ausgenommen sind manuelle Buchungen, manuelle Sperrungen oder externe Buchungen über iCal-Integration.

Habe ich Zugriff auf die Gästedaten?

Ja, nach dem Herunterladen des Gästebuchs können Sie die Gästedaten einsehen.

Was passiert, wenn Gäste keine Daten bereitstellen?

Gastgeber können die Daten manuell eingeben. Der Status jeder Buchung wird auf dem Startbildschirm unter „Check-ins & Check-outs“ angezeigt.

Werde ich benachrichtigt, wenn Gäste die Daten korrekt eingegeben haben?

Es gibt keine Benachrichtigung, aber der Status ist sichtbar im Bereich „Check-ins & Check-outs“ oder in den Buchungsdetails.

Muss ich bei Ankunft zusätzliche Daten von den Gästen abfragen?

Wenn das Formular vor der Ankunft ausgefüllt wurde, ist keine weitere Datenerfassung erforderlich. Prüfen Sie den Status der Formularübermittlung in der Holidu-App.

Was passiert, wenn Gäste Daten eintragen, aber die Buchung später stornieren?

Stornierte Buchungen führen nicht zur Übermittlung der Daten an Behörden.

Was passiert, wenn die Buchung nach Einreichung der Daten geändert wird?

Wenn neue Gäste hinzugefügt werden, erscheint deren Status als „nicht übermittelt“.

Wie funktioniert das bei Last-Minute-Buchungen?

Gäste erhalten einen Link zur Dateneingabe. Prüfen Sie bei kurzfristigen Buchungen die Sektion „Check-ins & Check-outs“, um sicherzustellen, dass alle Infos übermittelt wurden.

Was passiert mit Buchungen, die vor der Verbindung mit der Behörde gemacht wurden, aber noch ausstehen?

• Wenn Gäste das alte Formular nicht ausgefüllt haben, wird ihnen vor dem Check-in automatisch der neue Link zugeschickt.
• Wenn die Daten bereits eingereicht wurden, ist keine weitere Aktion erforderlich. Sie können die Daten über die Buchungsdetails verwalten.

Wann werden Gäste aufgefordert, ihre Daten bereitzustellen? Bekommen sie Erinnerungen?

Gäste erhalten die Aufforderung direkt nach der Buchung. Wenn das Formular nicht ausgefüllt wurde, erfolgt fünf Tage vor Anreise eine Erinnerung.

Was passiert, wenn Gäste falsche Daten eingeben?

Wenden Sie sich an den Kundenservice, wenn Sie falsche Angaben korrigieren müssen.

Wir hoffen, dass diese FAQs Ihr Gastgeber-Erlebnis verbessern und den Check-in-Prozess für Sie und Ihre Gäste einfacher machen. Vielen Dank, dass Sie Teil der Holidu-Community sind!